Co do zasady właściciele nieruchomości, tworzący wspólnotę mieszkaniową, powinni sami decydować, jaka firma będzie zarządzała ich mieniem. Tymczasem często zdarza się, że zarządca budynku zostaje wybrany przez dewelopera jeszcze zanim powstanie wspólnota mieszkaniowa. Warto wiedzieć, czy istnieje możliwość zmiany zarządcy narzuconego przez dewelopera.

Znajdujący się w umowie deweloperskiej zapis dotyczący przyszłego zarządcy nieruchomości, może w przyszłości utrudniać członkom wspólnoty mieszkaniowej dochodzenie swoich praw. Zdarza się bowiem, że deweloper ustanawia zarządcą budynku swoją spółkę lub zaprzyjaźnioną firmę, a to niesie ryzyko, że taki podmiot będzie utrudniał mieszkańcom dochodzenie swoich praw w zakresie usuwania usterek czy wad nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa musi określić zasady zarządzania nieruchomością wspólną. Może się to odbywać poprzez członków zarządu wspólnoty, których wybierają właściciele lokali lub zadania te pomogą zostać powierzone zarządcy nieruchomości, czyli firmie, która prowadzi działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami. Do zadań zarządcy należy m.in. prowadzenie gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości, zapewnienie bezpiecznego użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, bieżące administrowanie nieruchomością, czy utrzymywanie jej w stanie niepogorszonym. Zarządca nieruchomości zastępuje zarząd wspólnoty, przejmując obowiązki związane z administrowaniem wspólnym mieniem oraz zapewniając wykonywanie obowiązków należących do wspólnoty mieszkaniowej, które nałożone są na nią przepisami prawa. Zakres kompetencji i obowiązków zarządcy nieruchomości określa umowa.

Wspólnota mieszkaniowe powstaje, kiedy wyodrębniony zostaje pierwszy samodzielny lokal mieszkalny. Trudno byłoby czekać, aż większość lokali w danej inwestycji zostanie zamieszkana i będzie możliwe zorganizowanie pierwszego zgromadzenia właścicieli lokali. Z tego powodu deweloper w pierwszej umowie ustanowienia odrębnej własności lokalu określa sposób zarządu, który jest później wiążący dla kolejnych nabywców mieszkań. Ustanowienie zarządcy przez dewelopera jest zatem czynnością właściwą. Uważać należy jednak na zapisy w umowie, które uniemożliwiają zmianę zarządcy przez wskazany w umowie okres lub wskazują, że jedynie deweloper ma prawo wyboru zarządcy nieruchomości. Są to klauzule niedozwolone i nie będą wiążące dla członków wspólnoty mieszkaniowej, którzy mają prawo zmienić sposób zarządzania nieruchomością.

Aby zmienić sposób zarządzania nieruchomością, członkowie wspólnoty mieszkaniowej mogą podjąć stosowną uchwałę, która musi zostać zaprotokołowana przez notariusza, w której powierzą zarządzanie nieruchomością podmiotowi zewnętrznemu lub wybranym ze swojego grona członkom zarządu wspólnoty. Innym sposobem jest zawarcie w formie aktu notarialnego przez wszystkich właścicieli lokali umowy o zarządzanie nieruchomością wspólną. Umowa musi mieć formę aktu notarialnego, ponieważ sposób zarządzania nieruchomością wspólną wpisuje się do księgi wieczystej nieruchomości, a zatem zmiana metody zarządzania również musi znaleźć się w księdze wieczystej. Po zmianie metody zarządzania należy jeszcze rozwiązać umowę z dotychczasowym zarządcą. Czasami konieczne jest również wybranie zarządu spośród członków wspólnoty mieszkaniowej lub zawarcie umowy o zarządzanie z osobą trzecią.