Dziennik budowy jest dokumentem urzędowym, wymaganym przy prawie każdej budowie i rozbiórce. Zapisuje się w nim przebieg wszystkich robót budowlanych oraz zdarzeń, które wystąpiły w ich trakcie. Jego definicję znajdziemy w Prawie Budowlanym:

„Art. 45. Dziennik budowy i tablica informacyjna
Dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót i jest wydawany odpłatnie przez właściwy organ.
2. Przed rozpoczęciem robót budowlanych należy dokonać w dzienniku budowy wpisu osób, którym zostało powierzone kierownictwo, nadzór i kontrola techniczna robót budowlanych. Osoby te są obowiązane potwierdzić podpisem przyjęcie powierzonych im funkcji.”

Dziennik zakłada się przed rozpoczęciem budowy (rozbiórki). Uzyskamy go po uiszczeniu opłaty w tym organie administracji architektoniczno-budowlanej, który wydał pozwolenie na budowę. Koszt ten nie powinien być większy od kwoty zakupu takiego dziennika, i uzależniony jest od jego objętości – im inwestycja większa, tym dziennik droższy.

Prawo określa również wielkość dziennika – ma mieć format A-4, wszystkie strony powinny być odpowiednio ponumerowane, opieczętowane, a całość zabezpieczona przed zdekompletowaniem i próbami fałszerstwa. Także wpisy dokonywane są podwójnie – na oryginale i kopii. Wzór, jak powinien wyglądać dziennik budowy zawarty jest w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 26 czerwca 2002 roku w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz zgłoszenia zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia.

Tytułowa strona powinna posiadać:

• numer dziennika, datę wydania, liczbę stron
• inwestora
• adres budowy i jej rodzaj, rozbiórka lub montaż, numer pozwolenia na budowę wraz z datą
• pouczenie dotyczące sposobu wypełniania dziennika wraz z odpowiedzialnością karną wymienioną w art. 93 pkt 4 Prawa budowlanego.

Podmiotem składającym wniosek o wydanie takiego dziennika jest inwestor. Organ administracji architektoniczno-budowlanej, czyli Starostwo Powiatowe, wydaje go w przeciągu trzech dni od ostatecznej daty wydania decyzji pozwolenia na budowę. Przed wydaniem dziennik jest rejestrowany i opieczętowany, co czyni go zgodnym z obowiązującym prawem budowlanym.

Dziennik powinien być trzymany jest na terenie, gdzie prowadzone są prace budowlane oraz każdorazowo udostępniany dla osób, które są upoważnione do wykonywania wpisów. Sam dziennik wypełniany jest tylko i wyłącznie przez kierownika robót. Po ich zakończeniu załączany jest do zawiadomienia o zakończeniu robót budowlanych i do wniosku o wydanie pozwolenia na użytkowanie. Tutaj nie będą potrzebne strony – kopie, gdyż wymagany jest jedynie oryginał. Dziennik zostaje częścią dokumentacji powykonawczej, która przechowywana jest przez użytkownika danego obiektu przez cały okres użytkowania go.

Wspomniane wyżej wpisy do dziennika dokonywane są jedynie przez osoby do tego upoważnione, takie jak projektant, kierownik robót, inspektor nadzoru inwestorskiego, inwestor, geodeci czy pracownicy organów nadzoru budowlanego.

W przypadku, kiedy projektant, a więc osoba upoważniona do dokonywania wpisów do dziennika budowy uzna, że roboty nie są wykonywane zgodnie z jego projektem, ma prawo wpisać do dziennika wstrzymanie robót.

Jako, że posiadanie dziennika budowy jest wymagane Prawem budowlanym, za jego brak przewidziana jest kara grzywny, o czym mówi art 93 pkt 4 Prawa budowlanego:

„przystępuje do budowy lub prowadzi roboty budowlane bez dopełnienia wymagań określonych w art. 41 prace przygotowawcze jako moment rozpoczęcia budowy, ust. 4, art. 42 obowiązki inwestora i kierownika, art. 44 obowiązki inwestora w razie zmian, art. 45 dziennik budowy i tablica informacyjna, podlega karze grzywny.”

Grzywna ta, w drodze mandatu karnego, wynosi od 50 do 500 zł. Kara może także spotkać kierownika zarówno w przypadku prowadzenia robót bez dziennika lub nieprawidłowo go wypełniając – tutaj podlega odpowiedzialności zawodowej w budownictwie.